Cosa c'è dietro le quinte dell'organizzazione di un raduno

Cari amici, apro questa discussione per dare un’idea di cosa è significato per me aiutare lo Staff nella persona del nostro super-Presidente, per la realizzazione del XXV Raduno Nazionale appena trascorso, il primo organizzato in terra toscana.

L’organizzazione di un raduno che mantenga gli "standard minimi" attuali voluti dal nostro Presidente, prevede una serie di articolate e per certi versi inimmaginabili sfaccettature che solo con la collaborazione di persone volenterose e capaci, anche esterne allo Staff, è possibile garantire eventi sempre nuovi anche e soprattutto nei luoghi.

Prima ancora che un “prontuario”, quello che sto per scrivere vuol essere uno stimolo per tutti coloro che vorranno mettersi alla prova in futuro!
E’ capitato spesso di sentire sul nostro forum utenti che chiedono: “Ma perché non fate un raduno al centro, perché non uno al sud ecc…”

Be’, i motivi sono in realtà molteplici ma il principale credo sia, come è accaduto per la Toscana, la necessità che una o più persone del territorio, si prendano il serio impegno di sbrigare tutta una serie di procedure necessarie alla realizzazione di questo tipo di progetto.

Anche io non avevo un’idea ben chiara di cosa volesse dire “stare dall’altra parte” e proprio perché ora l’ho un po' più chiaro, cercherò di condividere con chi in futuro vorrà affrontare un’esperienza del genere, quelle che sono le famose questioni (ovviamente con le dovute variabili di zona)

Al primo punto (senza voler spaventare nessuno) metterei sicuramente la supervisione di AAAntonello: :D Onnipresente e, specialmente quando si è alla prima esperienza come me, Giudice Supremo in ogni decisione, ogni particolare, dopo che questi sono stati vagliati anche dallo Staff.
Questo che all’inizio può dare la sensazione di scarsa fiducia nei mezzi altrui, in realtà rappresenta il perfetto connubio tra l’esperienza pluriennale dello Staff e l’entusiasmo dei “pionieri” del raduno.

Tutto ciò, in poche parole (si fa per dire), si è tradotto nel mio caso in 5409 messaggi Skype da parte mia e 3647 da parte di AAA (ogni tanto, lo ammetto, andavamo anche un po’ fuori tema) nell’arco di 3 mesi e ½ che significano all’incirca 75 messaggi al giorno in media, domeniche comprese :D.

A questo si aggiungano le telefonate di 30 o 40 minuti (tanto che mia moglie ha cominciato a chiamarlo "il mio fidanzato"...) e le numerose mail per lo scambio di documentazioni e foto.

A proposito di mail, nella cartella “Raduno” ne ho contate 128 nei soliti 3 mesi e ½ ripartiti fra i vari contatti burocratici e non. Le telefonate e le visite di persona a questi contatti, non li ho conteggiati :rolleyes:.
Allo stesso modo, non ho contato le comunicazioni col mio “collega” di zona, anche lui in prova, Ducacri.

Forte di tutto il materiale raccolto in questa avventura, ho quindi steso un elenco in 10 punti che spero possa essere un prezioso aiuto ai soci che in futuro vorranno prendersi l’onere e l’onore di affrontare un progetto simile.
Per ottenere le "preziose" istruzioni di cui avranno bisogno, è sufficiente scrivere allo Staff utilizzando il modulo "contattaci" in fondo a questa pagina.


Vediamo se saranno più le persone che ho spaventato o quelle che ho incuriosito! ;-)

Questo post me l'ero perso e se non lo avessi citato in uno recente dove si parla di raduni, probabilmente non mi ci sarei mai imbattuto.

La dedizione che riesci a metterci Fabry è ammirevole, io personalmente non avrei la pazienza e l'entusiasmo che hai tu e che hai dimostrato di avere. Sarà l'età, o forse l'aria inquinata della padania che mi sta rintronando, ma io sono lontano anni luce dal riuscire a dare una mano seriamente al nostro super megAAA presidente per organizzare qualcosa qui da me.


Complimenti Fabry, speriamo solo che col tempo salti fuori qualcun'altro con la tua stessa determinazione, perchè il Presidente che intanto ci organizza tutti gli altri raduni (fuori dalla Toscana), dice che lui non durerà in eterno :-"

Grazie Flavio, prendo spunto dalla tua risposta per fare un resoconto anche dell'organizzazione del secondo raduno toscano, due anni dopo il primo.

Rispetto alle mia prima esperienza le cose si sono semplificate abbastanza perché quAAAlcuno ha acquisito maggiore fiducia nel sottoscritto e di conseguenza sono venute meno le raccomandazioni e i promemoria della prima avventura riducendo drasticamente il numero di messaggi tra me e Antonello e anche il numero di telefonate a istituzioni, ristoranti e Hotel.

Certo è che questa volta non avevo altri collaboratori e per questo ha svolto un ruolo fondamentale il mio amico Stefano che avete conosciuto tutti nella giornata di domenica.
Essendo residente sul posto e occupandosi di eventi, mi ha non solo supportato in alcune cose ma, soprattutto, mi ha indicato i numeri di telefono delle personaggi "giusti", con i quali muoversi più velocemente ;-).

La complicazione maggiore di questo raduno è stata l'ampia zona ricoperta dalla due giorni per cui individuare sistemazioni gradevoli e al tempo stesso facilmente raggiungibili dal nostro serpentone senza troppi intralci non è stata cosa facile. Se poi al primo intralcio (leggi semaforo in darsena) mi si divide il gruppo e si perde in direzione Torre del Lago non è colpa mia :D:D:D.

A parte gli scherzi, sulla logistica si può ancora lavorare (nel 2013 a San Miniato per esempio fu fondamentale il supporto dei motociclisti ma quest'anno in Versilia non ci avrebbero mai dato il permesso di farli improvvisare gestori del traffico) ma nel prossimo raduno lavorerò anche sul vostro pedale dell'acceleratore cercando di avere un serpentone che non si muova in slow motion :D:D:D.

Ci sarà sicuramente da lavorare anche sui singoli che devono evitare di prendere iniziative personali (è accaduto anche in raduni precedenti) mandando nel caos l'organizzazione capillare che si è cercata di creare, aumentare l'attenzione a quello che viene detto durante il briefing e cercare di essere ancor più puntuali rendendosi conto che un ritardo di 10' può mandare in aria 3 mesi di lavoro dello staff (L'arrivo in ritardo al pontile di Pietrasanta ha comportato l'assenza della Polizia Municipale ad assistere e coordinare il traffico per il nostro ingresso in piazza, per esempio...)

Per concludere un dato statistico sulle comunicazioni col Presidente per questo raduno: le email sono drasticamente scese a 35, sono aumentate sicuramente le telefonate, i sopralluoghi sono rimasti più o meno costanti e le conversazioni skype decisamente inferiori al 2013 (mia moglie Agnese quest'anno non è diventata gelosa di Antonello :D:D:D)

Dandovi appuntamento fra 2 anni, alla prossima avventura toscana, ricordo che nel primo post di questa discussione ed in fondo ad ogni pagina del forum, c'è l'apposito modulo "contattaci" con il quale i volenterosi possono ottenere le istruzioni base per l'organizzazione di un raduno in linea con lo stile New Beetle Club italia ;-)

Volevo scrivere qualcosa a riguardo di quando ho aiutato il preside per il raduno in Trentino, un anno fa... lui mi ha detto di scrivere qui ma vi assicuro che nemmeno col binocolo ho fatto quello che racconta Fabryvet.
Anzi, io mi sono limitato a suggerire dei posti da vedere e dei ristoranti da controllare e poi di essere disponibile quando il preside è venuto a fare due sopralluoghi dato che abitiamo in provincie confinanti.
Quando ha visto di persona e si è fatto un idea allora abbiamo provato i percorsi per muovere tutte le new beetle dal punto A al punto B.
Non avrei mai immaginato tutte le attenzioni che ci vogliono per trovare delle strade non troppo difficili per muovere il serpentone colorato. Non svelerò i trucchi che sono copiright del preside ma sono rimasto allibito da tutte le cose da tenere conto!!! E' pazzesco :ehhh:
Certo basterebbe dire ai partecipanti: ci troviamo là, ecco le coordinate e arrangiatevi. Tutto più facile. Invece per lo spostamento del serpentone bisogna progettare prima tutto tenendo a mente tantissime cose che possono succedere e vi assicuro che non è facile.
Poi al ristorante: se andiamo con gli amici siamo abituati a prenotare e basta... che cosa ci vuole? Eeehhh duecento cose a cui pensare anche li per far star bene tutti quanti, duecento varianti di cose che io non avevo mai pensato che bisognava pensare prima.
Mia moglie mi ha detto che ora che lo so la prossima volta posso organizzarlo tutto io... ma figuriamoci, avrei bisogno di un team di 10 persone per fare tutto questo!

Quindi complimenti a Fabryvet per l'impegno e la dedizione e per riuscire a trovare il tempo di fare tutto questo per aiutare il nostro preside quando si fanno i raduni in toscana. Per tutti gli altri dico che una mano sicuramente non guasta, ma bisogna pensare che non basta dire che conosco un ristorante carino... bisogna essere pronti a risolvere tutta una serie di problemi a cui non avete mai pensato.
Ovvio che ci pensa il preside a darvi le dritte per come risolverli o a trovare le soluzioni, tanto che io pensavo che lui organizzava eventi come professione (invece no, lo fa solo per il club, che **** che abbiamo!!)

Alla fine poi a quel raduno non sono riuscito a partecipare perchè mi hanno spostato un turno sul lavoro ed avendo la reperibilità non ho potuto fare nulla. Però mi sono divertito comunque il sabato sera per la pizzata con tutti quelli arrivati già il sabato (non pensavo così tanti) e ci siamo fatti un sacco di risate con gli svizzeri, matteomatto e tutti gli altri >:D<

So che altre persone ogni tanto in alcune zone aiutano ma che vogliono restare anonimi dunque grazie a loro e grazie Preside per tutto quello che fai! :cool: